• / Dokumentenablage /

    Wird ein WORM benötigt?

    Die Dokumente werden in verschlüsselter Form signiert / ge-hashed auf handelsüblichen Festplatten gespeichert.

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MIND2FIND.

Passt perfekt in Ihre Infrastruktur

Informationen für Software- und Netzwerkadmins

  • Ein Administrator hat es nicht leicht ;-)

    Gib es etwas schlimmeres als Anwendungen die zwingend Adminrechte benötigen, einen Server für sich beanspruchen, Speicherlöcher besitzen und mindestens Update x von Plugin y benötigen? Wahrscheinlich nicht.

    In mind2find sind unsere eigenen Erfahrungen als Administratoren verschiedener Systeme eingeflossen.

  • So konnten wir erfolgreich vermeiden, was uns so oft das Leben schwer gemacht hat. Mindestens aus diesen Gründen wird Ihnen mind2find sehr sympatisch sein.

    Uns ist es egal, ob mind2find unter Windows XP, auf einem Server 2008 oder Windows7 läuft.

  • Alternativ können Sie gerne Terminalserver einsetzen.

    Als SQL-Server können Sie Linux oder Windows verwenden. Für die Dateiablage können Sie nahezu jedes Betriebssystem einsetzen.

    Aktualisierungen des Arbeitsplatzes werden automatisch, ohne jede Interaktion, eingespielt (Internetzugang nicht erforderlich).

    Der Zugriff auf Dokumente erfolgt per UNC. So können Sie auf ein Laufwerksmapping gänzlich verzichten.

Schutz von sensiblen Daten

  • Der Schutz Ihrer Daten vor unbefugtem Zugriff ist unser größtes Anliegen. Archivierte Dokumente sind nur von mind2find  lesbar. Einzelne, auf eine CD/DVD oder USB-Stick kopierte Dateien aus dem Dateisystem, sind praktisch wertlos.

  • Sämtliche Daten im Dateisystem werden mit einem anerkannten Verfahren verschlüsselt.

    Auf höhere Ebene verwaltet mind2find eigene Berechtigungen und Gruppen.

  • So kann der Zugriff auf bestimmte Daten differenziert bestimmt werden. Auch der Zugriff auf Programmfunktion (z. B. E-Mails, Drucken) kann gesteuert werden. Mittels eines Zeitschemas kann ein Zugriff an Wochenenden oder nach Ende der Arbeitszeit vermieden werden.

Verarbeitung von Dokumenten

  • XML-Format (Extensible Markup Language) beinhalten. Die Daten bieten Informationen zum Dokumenttyp und optional weitere Informationen wie z. B. eine Belegnummer und ein Belegdatum.

    Die Integration eines DMS in eine bestehende Softwarelandschaft ist die grundlegende Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf. Viele Dokumente können ohne Interaktion verschlagwortet und archiviert werden. Mind2find stellt Ihnen hierzu vielfältige Lösungen bereit.

    Variante 1: Barcodes
    Eine Verarbeitung per 1D-Barcode (z. B. Barcode39 oder 128) ist die einfachste Art der Erkennung von Dokumenten. Der Barcode bestimmt die Kategorie (z. B. Kreditoren-Rechnungen) und identifiziert das Dokument eindeutig.

    Variante 2: XML-Informationen
    Liegen Dokumente in elektronischer Form vor, können diese verborgene Informationen im

  • Berichte, die in Ihrem Einflussbereich liegen, können zumeist leicht um XML-Daten erweitert werden.

    Variante 3: Optische Erkennung
    Dokumente, die weder über einen Barcode noch über XML-Informationen verfügen, können über eine optische Erkennung verarbeitet werden. Die notwendigen Erkennungsbereiche werden komfortabel über die Administration angelegt. Das Auslesen der Dokumentdaten erfolgt per OCR.

  • Zusätzliche Verknüpfung
    Alle drei Varianten können mit externen Daten verknüpft werden und so zusätzliche Suchkriterien liefern.

    Verarbeitung per Druckauftrag
    Mittels des mind2find-Druckers können Dokumente einfach per Druckauftrag  bzw. per Drag&Drop archiviert werden. Es handelt sich hierbei um eine manuelle bearbeitung, die sich für Dokumente anbietet, die nicht über die automatische Massendatenverarbeitung archiviert werden können. Beliebige Drucke können während der Dialogarchivierung zu einem Dokument zusammengefasst werden. 

    Für die Bearbeitung der Druckaufträge des Arbeitsplatzes steht ein zentraler mind2find-Dienst zur Verfügung. Die Verarbeitung der Druckaufträge erfolgt serverseitig.

Netzwerk und Infrastruktur

  • Lastverteilung & Skalierung
    Die Anzahl der Rechner mit mind2find-Diensten ist nicht begrenzt. Sollte ein Server ausgelastet sein, können diese auf andere Server verteilt werden. Dies kann auch bei dezentralem Scannen in Filialen interessant sein, sofern dort eine eigene Netzwerkarchitektur vorliegt. Die bereits dezentral verarbeiteten Dokumente stehen dennoch zentral per VPN (Virtual Private Network) zur Verfügung.

    Natürlich können auch sämtliche benötigten Dienste auf dem gleichen Server ausgeführt werden (drei Dienste für mind2ind, Datenbank, Dateifreigabe). Dies ist in der Praxis häufig der Fall.

  • Nutzung einer bestehenden Datenbasis
    Mind2find kann auf beliebige ODBC/OLEDB-fähige Datenbanken zugreifen. Die hier gewonnen Daten können in einem vollständig automatisierten Prozess als Schlagworte für Dokumente herangezogen werden. Zusätzlich ist eine 1:1-Zuordnung von Dokument zu einem Datensatz in einer externen Datenquelle möglich.

    Scanner und Kopierer
    Nahezu jeder Scanner kann als Datenquelle Verwendung finden. Nutzen Sie Ihre bereits vorhandenen Scanner und Kopiergeräte. Für ein hervorragendes Ergebnis sollte die Qualität der

  • gescannten Seiten 300 DPI und Graustufe nicht unterschreiten. Die finale Qualität (z. B. schwarzweiß) wird in mind2find  je Dokumenttyp bestimmt. Als Eingangsformat kann jedes nicht verlustbehaftete Format (z. B. ein-/mehrseitiges TIFF, PNG, BMP etc.) bzw. PDF Verwendung finden.

    Erkennung von AGB & Leerseiten
    Der Duplexscan erzeugt häufig nicht benötigte Leer- und AGB-Seiten. Diese können bereits bei der Verarbeitung erkannt, markiert und später automatisch entfernt werden.