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WIR { entwickeln } ZUKUNFT.

IT-Lösungen für Unternehmen

Zeitarbeit & Mind2find

Mind2find in der Zeitarbeit / Personalmanagement

am Beispiel einer Unternehmung mit Niederlassungen und dezentralem Scanprozess

Nachdem wir bereits Kunden aus dem Bereich Zeitarbeit / Personalmanagement mit mind2find "beglücken" konnten, diese aber allesamt zentral gearbeitet haben, konnten wir vor einigen Jahren eine Unternehmung mit zahlreichen Niederlassungen in Deutschland für uns gewinnen.

  • Arbeitsfluss

    Sämtliche Niederlassungen sind per VPN angebunden und arbeiten zentral auf einem Terminal Server. Die Niederlassungen selber sind eigenständig und erhalten sämtliche Geschäftsvorfälle direkt in die Niederlassung. D. h. aus dem Bereich des Rechnungswesens z. B. kreditorische Rechnungen oder aus dem Bereich der Zeitarbeit Arbeitnehmerüberlassungsverträge, Krankmeldungen, Urlaubsanträge oder auch Anstellungsverträge mit den Zeitarbeitnehmern.

    Dezentrale Scans - zentrale Verarbeitung

    Sämtliche Dokumente werden von den Niederlassungen eingescannt und per VPN ohne Interaktion an die Zentrale übermittelt (eine Unterscheidung nach Duplex und nicht Duplexscan ist unnötig - mind2find erkennt Leer- und AGB Seiten). Hier erfolgt, je nach Art des Dokumentes, eine vollautomatische Archivierung mit Verschlagwortung oder eine weitergehende Bearbeitung durch Mitarbeiter.

    Automatische Archivierung // Arbeitsvertrag

    Den Weg der automatischen Archivierung inkl. Verschlagwortung möchten wir Ihnen am Beispiel eines Arbeitsvertrages deutlich machen. Die Personalmanagementsoftware erzeugt ein vollständiges Dokument inkl. fertiger Barcodes. Das Dokument ist nur noch zu drucken und dem Zeitarbeitnehmer zur Unterschrift vorzulegen. Er unterschreibt, das Dokument wird gescannt und ausgehändigt. Fertig! Mehr ist nicht zu tun. Auf Basis des Barcodes kann mind2find eine Kategorisierung des Dokumentes mit vollständiger Verschlagwortung automatisch vornehmen.

  • Zahlen & Fakten

    Unternehmung
    12 Standorte
    ~ 1.000 Mitarbeiter

    Volumen
    ~ 313.000 Dokumente archiviert
    ~ 1.034.193 Einzelseiten
    ~ 70 GB

    Mind2find verarbeitet ~400 bis 450 Dokumente am Tag

    Ersparnis
    ~2.060 Aktenordner

    Verarbeitet werden u.a.
    Rechnungen (Deb/Kred), Fehlzeiten, Lohnabrechnungen, Stundenbelege, Abmahnungen, Zeugnisse, Einsatzanweisungen, Arbeitsplatzbesichtigungsprotokolle, Schutzausrüstung, Aufträge,  Lohnsteuerbescheinigungen

Lohnbuchhaltung // Krankmeldungen und Urlaubsanträge

Auch Krankmeldungen oder Urlaubsanträge werden dezentral gescannt. Diese werden den Mitarbeitern der Lohnbuchhaltung in der Unternehmenszentrale am Bildschirm gezeigt und können entsprechend verarbeitet werden. Der aufwendige Postversand der Belege aus den Niederlassungen oder die Übermittlung per Fax gehören der Vergangenheit an.

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Ausgangsbelege // Rechnungen

Debitorische Rechnungen werden ebenfalls ohne jede Interaktion vollautomatisch verschlagwortet und archiviert. Die Personalmanagementsoftware generiert ein PDF-Dokument mit sämtlichen Ausgangsrechnungen über alle Kunden. Mind2find trennt das PDF-Dokument sinngemäß, d. h. die einzelnen Belege werden als einzelnes Dokument archiviert, die Belegdaten (z. B. Belegdatum und -Nummer) ausgelesen und der Briefbogen der Unternehmung entsprechend ergänzt

ELSTER // Lohnsteuerbescheinigungen

Auch Dokumente, die z. B. über ELSTER übermittelt werden, können vollautomatisiert mit mind2find verarbeitet werden. So kann über eine optische Erkennung das Dokument erkannt, per OCR beliebige Informationen extrahiert und ggf. das Ergebnis noch gegen eine beliebige Datenbank geprüft werden. Im konkreten Fall wird die eTin per OCR ausgelesen und anhand des Datenbestandes der Zeitarbeitssoftware gegengeprüft.

  • Und noch mehr Vorteile

    Neben den vereinfachten Abläufen zeigen sich noch weitere Vorteile. Dokumente werden im Prozess quasi nebenbei archiviert und stehen für eine Recherche zur Verfügung. Das mühsame abheften in Personalakten entfällt vollständig. Dokumente können leicht und schnell anhand der Personalnummer, des Geburtsdatums oder auch des Namens gefunden werden. Über einfach zu pflegende Berechtigungen stehen Dokumente nur autorisierten Personen zur Verfügung. Ob und wann ein Zugriff erfolgte, wird protokolliert.

  • Kunden über mind2find
    Kundenmeinung mind2find: Es ist beeindruckend, wie schnell Dokumente verarbeitet werden.
Stundenbelege // Handschriftenerkennung

Ein Teil der Stundennachweise der Zeitarbeitnehmer wird vom Arbeitnehmer handschriftlich auf formularbasierten Papierbelegen erfasst. Diese werden ebenfalls gescannt. Mindfind ermittelt aus den handschriftlichen Belegen das Datum der Leistung, die Beginn- und Endezeit sowie weitere mögliche Merkmale. Die so elektronisch gelesenen Daten können vom Mitarbeiter am Bildschirm geprüft werden. Der Originalbeleg wird neben dem elektronischen Eregbnis angezeigt. Evtl. notwendige Korrekturen können direkt vorgenommen werden. Nach Abschluss eines Stundenbelegs werde die Daten in eine Schnittstelle exportiert und stehen so direkt zur Faktura zur Verfügung. Zusätzlich wird der Stundenbeleg automatisch archiviert und verschlagwortet. Das ganze ohne aufwendiges Handschriftentraining!


  • Es ließe sich noch viel mehr erzählen, das würde aber den Rahmen dieses Artikels sprengen.

    Ich würde mich freuen, Ihr Interesse geweckt zu haben und hoffe auf Feedback.

    Oliver Bröker

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    Oliver Bröker  Bröker & Laskowski GmbH